ExpertiseBid and Tender Management
Wachstum fördern durch strategisches Bid-Management
Ausschreibungen entwickeln sich in vielen Branchen zu einem entscheidenden Wachstumstreiber. Für zahlreiche Organisationen können schon wenige Leuchtturm-Ausschreibungen den Erfolg für Jahre prägen. Diese Verfahren folgen strengen, formalisierten Prozessen, die eine gezielte Vertriebs- und Beschaffungsstrategie erfordern. Allein im öffentlichen Sektor werden jedes Jahr Leistungen im Wert von mehreren Hundert Milliarden Euro ausgeschrieben.
Ausschreibungen nehmen dabei sowohl im Umfang als auch in der Komplexität zu. Ein profitabler Zuschlag hängt maßgeblich von der Qualität des Angebotsprozesses ab – intern und innerhalb von Konsortien sowie an jeder expliziten und impliziten Kundenschnittstelle.
Exzellentes strategisches Bid Management bedeutet, eine nahtlose, kundenzentrierte Gesamtsicht zu schaffen: interne Silos aufzubrechen, Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt auszurichten und Informationen sowie Entscheidungen eng zu synchronisieren. Das Ergebnis ist ein Angebot, das überzeugend, wettbewerbsfähig und wirtschaftlich tragfähig ist.
Eine erfolgreiche Teilnahme an großen Ausschreibungen setzt ein tiefes Verständnis sowohl der formalen Vergaberahmenbedingungen als auch der internen Strukturen des Bieters voraus. Die strategische Positionierung in der Angebotsvorbereitung und in den Verhandlungen ist entscheidend, um die Prioritäten der ausschreibenden Organisation abzubilden und die Erfolgschancen zu maximieren.
Wir unterstützen Unternehmen über den gesamten Ausschreibungs- und Angebotsprozess – im öffentlichen wie im privaten Sektor – unter anderem bei:
- Marktanalyse und strategischer Positionierung
- Konsortialbildung und Stakeholder-Alignment
- Kalkulation und Commercial Modelling
- Angebotserstellung und Verhandlungsunterstützung
- Steuerung kompletter, milliardenschwerer Ausschreibungsprozesse
Fortlane Partners verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Steuerung komplexer Ausschreibungen und im Aufbau leistungsstarker Bid-Organisationen. Unsere Bilanz: über 40 erfolgreiche private und öffentliche Ausschreibungen mit einem Gesamtvolumen von mehr als 40 Milliarden Euro – bei einer ungeschlagenen Erfolgsquote.
Bid Management erfordert die Synchronisierung von vier Schlüsselelementen:
A) Strategie, Markt und Stakeholder
- Eine klare, kundenorientierte Angebotsargumentation, abgestimmt auf die Bedürfnisse des Auftraggebers
- Fundierte Markt-, Wettbewerbs- und Stakeholder-Analysen
- Strategische Verhandlungskompetenz und eine konsistente externe Kommunikation
B) Projektmanagement
- Starke Governance mit klar definierten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Zuverlässiges Tracking und transparentes Reporting über alle Arbeitsstränge hinweg
- Kontinuierliche Abstimmung, Feedback und Verbesserungen
C) Konzept und Dokumente
- Nahtlose Zusammenführung aller Beiträge zu einem konsistenten, überzeugenden und kundenorientierten Angebot
- Hochwertige, präzise und fachlich relevante Unterlagen als Grundlage für Glaubwürdigkeit
- Kommerzielle Dokumente, die Wert, Differenzierung und Kundenvorteile klar herausarbeiten
D) Finanzmodellierung, Kalkulation & Preisgestaltung
- Transparente, dynamische und integrierte Quantifizierung des Business Case mit klaren KPIs
- Strenge Bewertung von Risiken, Chancen und Sensitivitäten
- Preisstrategien, die optimal auf Wettbewerbsfähigkeit ausgerichtet sind
Strategisches Bid Management bedeutet die fortlaufende Synthese von Informationen – ein präzises Wechselspiel zwischen Gesamtbild und Detailtiefe.
Herausforderungen
- Den Markt und die eigene Wettbewerbsposition kennen, um einen Schritt voraus zu sein
- Die Bedürfnisse des Kunden sowie die (verdeckten) Agenden der Stakeholder verstehen
- Eine überzeugende Value Proposition entwickeln – und sicherstellen, dass Stakeholder sie erkennen und wertschätzen
- Effektiv und konsistent kommunizieren
Unser Ansatz
Markt- und Wettbewerbsanalyse, SWOT-Analyse, Stakeholder-Analyse
USPs, Bid-/Sales-Strategie, Kommunikationsstrategie
Whitepaper & Medienpräsenz, Events, Stakeholder-Lobbying
Herausforderungen
- Die verschiedenen Workstreams im Kontext der Sales- und Bid-Strategie steuern
- Alle Stakeholder ausrichten (Maschinenraum bis Kapitänsdeck) und Brücken zwischen organisationalen Silos schlagen
- Den unternehmerischen Spirit im Angebotsprozess aufrechterhalten (Bids dauern oft Monate!)
- Eine einseitige Risiko- oder reine Sales-Perspektive vermeiden
Unser Ansatz
Regelmäßige Alignment-Meetings mit der internen Projektleitung vorbereiten und durchführen
Kontinuierlicher Austausch mit entscheidenden Stakeholdern in persönlichen Einzelgesprächen
„Risk and upside“-Workshops durchführen, um das Mindset für das „known unknown“ zu schärfen
Interne Kalkulationen, Ansätze und Konzepte kritisch hinterfragen
Systematische Abstimmung mit relevanten internen Sales-Verantwortlichen
Herausforderungen
- Technisch: Compliance-Matrix, technische Konzepte, technische Anforderungen, Zeitpläne etc.
- Vertraglich und kommerziell: Verpflichtungen, Geschäftsmodell, Preisgestaltung, Garantien, Zahlungen, Kündigungsmodalitäten etc.
- Politisch und kommunikativ: Nicht explizit formulierte Bedingungen etc.
Unser Ansatz
Strukturierte und inhaltsorientierte Analyse der Anforderungen
Überprüfung von Fachexperten-Beiträgen hinsichtlich Überschneidungen, Sprache (keine Nebensächlichkeit!) und Kundenorientierung
Erstellung einer Zusammenfassung je Dokument sowie einer übergeordneten Executive Summary
Steuerung und Qualitätssicherung des Gesamtprozesses
Iterativer Prozess zur Entwicklung der Konzepte und Dokumente
Herausforderungen
- Eine übergeordnete finanzielle Projektperspektive erzeugen, ohne dabei an Detailtiefe zu verlieren
- Konsistenz zwischen allen Eingaben sicherstellen
- Direkte Kopplung an das Preisbildungsblatt des Kunden und die Zuschlagskriterien
- Dynamische Abstimmung bzw. Ausbalancierung des Bewertungspreises
Unser Ansatz
Wie bei M&A-Transaktionen: Große Ausschreibungen sind komplex und erfordern ein dynamisches und integriertes Finanzmodell – sowohl für die Angebotsphase als auch darüber hinaus.
Our approachesFormen der Zusammenarbeit
Als integrierter Teil des Sales-Teams
Mögliche Unterstützungstiefe
- Interimistische Bid-Leitung übernehmen, für strategische Ausschreibungen
- Ein A-Team einbetten, um die Bid-Organisation mitzuleiten und zu steuern
- Modulare Unterstützung einzelner Workstreams
Skalierbare Strategien und Strukturen entwickeln
Mögliche Unterstützungstiefe
- Zielgerichtete Neuausrichtung der Sales-/Bid-Management-Organisation
- Redesign von End-to-End-Prozessen und Schnittstellen
- Verbesserung ausgewählter Steuerungsschnittstellen und Fähigkeiten
Start mit praktischer, operativer Unterstützung in einer laufenden Ausschreibung, um Ergebnisse zu liefern – anschließend Ableitung organisatorischer Weiterentwicklungsmaßnahmen für nachhaltige Wirkung.
Wir vereinen Fachwissen aus verschiedenen Branchen, Ausschreibungen und Unternehmensgrößen
Infrastruktur & Bauwesen | Mobilität & Transport | Energie | Industrie | Verteidigung | TMT | Informationstechnologie
Erfahrung von Ausschreibungen ab 2 Mio. € bis hin zu Großprojekten im Milliardenbereich (bis 12 Mrd. €)
Tiefgehende Einblicke in Markttrends und Beschaffungsstrategien – starkes Branchennetzwerk
>40 Mrd. € erfolgreich gewonnene Angebotsvolumina | 99 % Erfolgsquote | >20 transformierte Organisationen
Fokus auf den DACH-Markt | Umfassende europäische und internationale Projekterfahrung
Öffentliche Ausschreibungen | Privatwirtschaftliche Verträge | Internationale Konsortien | SPVs
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"Bei strategisch wichtigen Ausschreibungen hat sich unser Ansatz im Bid Management für unsere Kunden stets ausgezahlt."
Dr. Christian Wältermann, Managing Director bei Fortlane Partners
Client StorYGewinn aller 3 Lose in der deutschen Schnelllade-Ausschreibung
Im Jahr 2021 kündigte die deutsche Bundesregierung Europas größte Ausschreibung für die Installation und den Betrieb von High-Power-Charging-(HPC)-Infrastruktur („Deutschlandnetz“) an.
Wesentliche Erfolge für unseren Kunden:
- Zuschlag für 3 von 3 möglichen Losen in der regionalen Deutschlandnetz-Ausschreibung
- Installation und Betrieb von über 100 Ladehubs und rund 1.000 Ladepunkten (jeweils >300 kW)
- Langfristiger Wert im Milliardenbereich für unseren Kunden
Client StorYNachhaltige Stärkung des Bid-Management-Setups
Der Kunde ist ein weltweit führender Hersteller von Schienenfahrzeugen und Anbieter von Bahntechnologie, der Züge entwickelt und produziert sowie umfassende Service- und Wartungslösungen liefert.
Wesentliche Erfolge für unseren Kunden:
- Nachhaltige Stärkung der Organisation als Grundlage für effizienteres Gewinnen profitabler Ausschreibungen
- Etablierung eines robusten End-to-End-Bid-Prozesses mit klar definierten Verantwortlichkeiten
- Einführung von Best-in-Class-Tools zur Integration, Optimierung und Steuerung aller zentralen Bid-Elemente
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